Handleiding
webtool

INLEIDING

Hier in deze handleiding willen wij je stap voor stap uitleggen hoe je met een paar klikken meerdere gepersonaliseerde (en ongepersonaliseerde) sms-berichten kan versturen.

Heb je na het lezen van deze handleiding nog vragen, laat het weten en dan nemen we het samen door.

INLOGGEN

Via de URL die je van ons heb gekregen, komt je op onderstaand inlogscherm waar je kan inloggen met je login gegevens (die wij opgestuurd hebben. Je wachtwoord kan je later eventueel zelf aanpassen).

  1. Wij kunnen het systeem een persoonlijke tint geven door de bedrijfskleuren en het eigen logo toe te voegen. Moet het aangepast worden? Geen probleem.
  2. Bij punt 2 vul je je gebruikersnaam en wachtwoord in die je van ons heb gekregen. Klikt op log in om verder te gaan.
  3. Bij punt 3 kan je nog kiezen of de taal van het systeem in het Nederlands of in het Engels moet.

 

afbeelding1

DASHBOARD

Dit is het scherm dat je als eerste ziet als je inlogt.

  1. Hier kunnen wij je bedrijfslogo of een header plaatsen. Eveneens kunnen wij de kleuren van de pagina, de achtergrond en de letters op de bedrijfs-huisstijl aanpassen.
  2. Hier in Mijn Dashboard kan je de beschikbare en verbruikte credits bekijken.
  3. Als je hier of in een ander scherm wil uitloggen, klik dan op log uit.
  4. Bij punt 4 hier staat vermeld hoeveel credits er nog over zijn om te gebruiken.
  5. Punt 5 laat de verbruikte credits zien van de huidige maand. In dit geval maart en daar valt te zien dat er op 5 maart totaal 2 credits zijn verbruikt.
  6. En bij punt 6 valt te zien hoeveel credits er in het huidige jaar zijn verbruikt. In dit geval 2011 en daar valt te zien dat er in de eerste maand (januari dus) 118 credits zijn verbruikt. Een klein aantal is ook te zien bij de derde maand (maart dus), maar het aantal komt alleen tevoorschijn als je er met de muis op gaat staan.

 

handleiding_afbeelding2

SMS CENTER

De verschillende mogelijkheden van het SMS Center zie je hier.

  1. De optie Nieuwe bericht is om ongepersonaliseerde berichten te versturen.
  2. De optie Import CSV is om gepersonaliseerde berichten te versturen.

 

handleiding_afbeelding3

NIEUW BERICHT (ONGEPERSONALISEERD)

Dit zijn de instructies om ongepersonaliseerde sms-berichten te versturen.

  1. Bij punt 1 vult je de naam van de afzender in. Deze wordt vermeld in het ontvangen sms-bericht. BELANGRIJK: je mag hier maximaal 11 tekens invullen. Bij meer tekens worden de sms-berichten niet verstuurd.
  2. Hier kan je alle telefoonnummers invullen waar je het sms-bericht naar toe wilt sturen. De nummers moeten gescheiden worden met een komma en een spatie, zoals in onderstaande afbeelding. BELANGRIJK: de nummers moeten allemaal hetzelfde formaat hebben. Dat wil zeggen: of allemaal 06********, of allemaal 00316********, of allemaal 316********
  3. Bij punt 3 kan je het bericht typen dat naar alle ontvangers verstuurd gaat worden. BELANGRIJK: je kan hier maximaal 160 tekens invoeren. Een ENTER telt als twee tekens.
  4. Door op knop 4 worden de sms’jes per direct verstuurd en worden de verbruikte credits van het tegoed afgeschreven.

 

handleiding_afbeelding4

IMPORTEER CSV

Als je bij Stap 3 kiest voor Importeer CSV dan komt je bij onderstaand scherm terecht waar gepersonaliseerde sms’jes mee verstuurd kunnen worden.

  1. Bij punt 1 kan je zoeken naar het CSV-bestand op je computer en deze uploaden.
  2. Het scheidingsteken bij punt 2 bestaat uit een aantal opties, namelijk:automatisch
    , (een komma)
    ; (een puntkomma)
    tab
    | (een rechtopstaand streepje)
  3. Afhankelijk van wat voor een CSV-bestand je uploadt, kan je kiezen voor het best passende scheidingsteken. Het makkelijkst is om de optie automatisch aan te laten staan, dat is het meest gangbaar en werkt 9 van de 10 keer prima.
  4. Klik op upload en het CSV-bestand is geüpload en je komt in het volgende scherm terecht.

 

handleiding_afbeelding5

CSV-BESTAND

Een CSV-bestand valt simpel via Excel te maken.
Een voorbeeld:

  1. In de rood-omrande rij staan de namen van de kolommen die de gegevens bevatten. Het is van groot belang dat je dit vermeld in het bestand aangezien deze namen getoond zullen worden bij het selecteren van de gegevens.
  2. De groen-omrande kolom bevat hier de telefoonnummers van de ontvangers (wat waar komt te staat bepaal je overigens zelf, dit is een voorbeeld). Ook hier is het volgende van belang:
    De nummers moeten allemaal hetzelfde formaat hebben. Dat wil zeggen: of allemaal 06********, of allemaal 00316********, of allemaal 316******** Het beste is om het formaat 316******** aan te houden,
    omdat Excel vaak de eerste nul of nullen verwijdert.
  3. De blauw-omrande kolommen zijn de kolommen die in de sms-berichten worden toegoevoegd. Teveel kolommen zorgt voor lange berichten, dus het is aan te raden om het aantal te beperken. De 5 die
    hieronder te zien zijn, Geslacht, Naam, Datum, Tijd en Afdeling, zijn de meest gangbare.

 

handleiding_afbeelding6

Het is belangrijk dat je het bestand niet als Excel-bestand opslaat, maar als CSV-bestand. Als je Opslaan Als (of Save As) selecteert dan is CSV een van de opties.

VERSTUREN VAN GEPERSONALISEERDE BERICHTEN

Na het uploaden van het CSV-bestand komt je bij onderstaand scherm en kunt je je berichten opstellen.

    1. Bij punt 1 zie je de namen van de kolommen zoals je die in je CSV-bestand hebt genoemd.
    2. Bij punt 2 kan je de naam van de afzender selecteren of invullen die bij de ontvangers in de sms-berichten te zien zal zijn.
      In het geval dat je deze per bericht anders wilt hebben, kunt je dit via het CSV-bestand invoeren. Je hebt dan een aparte kolom in uw CSV-bestand nog met daaronder alle afzenders en dan kunt je hier de naam van de betreffende kolom selecteren.
      In het geval dat je één naam als afzender wilt hebben, klik dan op Anders en er opent zich een scherm waar je die afzendernaam kan invoeren.
      BELANGRIJK: je mag hier maximaal 11 tekens invullen. Bij meer tekens worden de sms-berichten niet verstuurd. Dit geldt ook voor afzendernamen die eventueel via het CSV-bestand worden geüpload.
    3. Dit is zoals hierboven vermeld waar je één enkele afzendernaam kan invoeren voor alle berichten, van maximaal 11 tekens. Alle ontvangers zullen die naam als afzender zien op hun telefoon.
    4. In het veld bij punt 4 moet je kolom geselecteerd worden je in je CSV-bestand de telefoonnummers van de ontvangers heb gezet. Zoals eerder vermeld is het van belang dat al deze nummers hetzelfde formaat hebben. Dus of allemaal 06********, of allemaal 00316********, of allemaal 316********
    5. Bij punt 5 kan je het bericht dat je wil versturen invoeren. Als je op een kolomnaam in het veld bij punt 6 klikt, dan wordt een kolomnaam tussen haakjes <> in het bericht geplaatst. Dit houdt in dat de gegevens die bij de betreffende kolommen van het CSV-bestand horen in de sms-berichten worden geplaatst.
      Zo kan je je bericht opmaken op de manier waarop je deze wil versturen.
      BELANGRIJK: Een enkel sms’je mag maximaal 160 tekens bevatten. Een ENTER telt als twee tekens, maar houd rekening met de gegevens van de kolommen die nog in de sms-berichten gevoerd gaan worden. Deze vervangen de haakjes <> en de namen van de kolommen en het kan daardoor gebeuren dat één of meerdere sms-berichten uiteindelijk meer dan 160 tekens zullen bevatten. De sms-berichten zullen wel verstuurd worden en bij de ontvanger(s) als één sms-bericht binnen komen, maar het zal dan 2 credits kosten.
    6. Bij punt 6 zie je het veld met de kolommen zoals die in het geüploade CSV-bestand zijn vermeld.
    7. Punt 7 is een weergave van het eerste bericht van de te versturen sms-berichten, met de opgestelde gegevens die uit de bij punt 6 geselecteerde kolommen zijn gehaald. Evenals de afzender en het bijbehorende telefoonnummer van de ontvanger zoals die uit de bij punt 4 (en eventueel punt 2) geselecteerde kolom is gehaald.
    8. Klikt op verstuur bericht om alle sms-berichten te versturen. Je zal nog een bevestigings pop-up te zien krijgen en als je daar op OK klikt dan zullen alle berichten direct verstuurd worden.

 

handleiding_afbeelding7